Statuts et Règlements de l'ACGGQ

Association des Chasseurs de Gros Gibiers du Québec 

Par André Simard
le 22 avril 2012

Statuts et règlements proposés
(À être confirmés lors d'une assemblée générale)

Sommaire

Section 1 – Généralités

Section 2 – Les membres

Section 3 – L'assemblée générale

Section 4 – Le conseil d'administration

Section 5 – Le comité exécutif

Section 6 – Les dirigeants

Section 7 - La Direction Générale

Section 8 – Dispositions financières

Section 9 – Amendements aux règlements



Section 1 – Généralités


1. Nom
Le nom de l'organisme est: l'Association des Chasseurs de Gros Gibiers du Québec.

2. Siège social
Le siège social de l'organisme est situé dans la province de Québec à l'endroit désigné par les administrateurs.

3. Définitions
Conseil : le conseil d'administration de l'organisme.
Employé : toute personne qui s'engage, verbalement ou par écrit, à exécuter un travail, à temps plein ou à temps partiel, pour le compte d'un employeur, en contrepartie d'un salaire ou d'un traitement, pour une période limitée ou indéterminée.

Loi :Loi sur les compagnies du Québec, partie 3.

Organisme : Association des chasseurs de Gros Gibiers du Québec(ACGGQ)

Section 2 – Les membres

4. Les membres
Est membre de l'organisme toute personne physique ou morale qui :
adhère à la mission et aux objectifs de l'organisme;
paie la cotisation fixée par le conseil d'administration;
est acceptée par les membres du conseil d'administration.


5. Droits des membres

Seuls les membres en règle et ayant payé la cotisation, ont droit de vote à l'assemblée générale annuelle
Tout nouveau membre se verra automatiquement inscrit à une liste de diffusion officielle via laquelle il sera mis au courant de la tenue des  réunions du Conseil d'administration. Il est du devoir du membre de fournir à cette fin une adresse de courriel valide lors de son adhésion.

6. Délégation officielle

Le Conseil d'administration désigne une personne déléguée officielle qui le représente.


7. Suspension et exclusion des membres

Le comité exécutif pourra suspendre un membre pour toute cause jugée valable, mais seul le conseil d'administration pourra destituer un membre
après lui avoir donné la possibilité de se faire entendre par le conseil d'administration.
Le conseil d'administration peut annuler l'adhésion d'un membre sur résolution dûment adoptée.

8. Démission des membres

Tout membre de l'organisme peut démissionner en avisant par écrit le secrétaire de l'organisme; sa démission prend effet sur réception dudit avis,
à moins d'indication contraire.

9. Perte du statut de membre

Le statut de membre se perd automatiquement par le non-renouvellement de sa carte de membre.



Section 3 – L'assemblée générale

10. Composition

L'assemblée générale est composée :
des membres du conseil d'administration;
des membres individuels.

11. Droits et pouvoirs

L'assemblée générale est informée des activités de l'organisme et détermine ses orientations.
Elle adopte le bilan annuel.
Elle ratifie les modifications aux statuts et règlements proposées par le conseil d'administration.
Elle élit le président et les administratrices et administrateurs.
Elle nomme la personne à la vérification comptable.
Elle ratifie le montant de la cotisation annuelle fixée par le conseil d'administration.
Elle délibère sur les rapports et sur le propositions présentés par le conseil d'administration, le comité exécutif ou les comités formés par elle-même à cette fin,
et décide de leur adoption, avec ou sans modification ou de leur rejet.
Elle se prononce de façon générale sur toute question touchant le bien-être de la Ligue de défense des droits des chasseurs québécois.

12. Assemblée générale annuelle

L'assemblée générale annuelle sera tenue dans les quatre-vingt-dix (90) jours suivant la fin de l'année financière de l'organisme.

13. Assemblée générale spéciale

Une assemblée générale spéciale peut être convoquée en tout temps par le conseil lorsqu'il le juge nécessaire ou sur demande signée par au moins
vingt (20) membres en règle de l'organisme. Le secrétaire de l'organisme doit convoquer l'assemblée.
À défaut d'être ainsi convoquée, l'assemblée peut être convoquée par les requérants; le délai de convocation est dans ce dernier cas ramené à cinq (5) jours.


14. Convocation

Les assemblées générales se tiennent aux dates et lieux fixés par le conseil, lequel doit informer les membres par un avis écrit et public et/ou courrier électronique et affichage sur le site et ce, au moins vingt-et-un (21) jours de calendrier avant la date de cette assemblée. Cet avis comprend l'ordre du jour, la date, l'endroit et l'heure de l'assemblée. Dans le cas d'une assemblée générale spéciale, le conseil peut ramener le délai de convocation à dix (10) jours, en cas d'urgence.

15. Quorum

Le quorum pour toute assemblée générale, qu'elle soit annuelle ou spéciale, sera de 12 membres en règle de l'organisme. Dans la mesure du possible, il convient d'assurer
une représentation équitable du nombre de  membres. Les membres présents devraient représenter en général les diverses régions du territoire.

Section 4 – Le conseil d'administration

16. Composition

Les affaires de l'organisme sont gérées par un conseil d'administration composé de cinq (5) membres élus par l'assemblée des membres. De plus, la personne au poste de directeur général est invitée permanente au conseil sans droit de vote.

17. Mise en nomination au postes d'administrateur 

Sont éligibles aux postes d'administrateur tous les membres en règle de l'organisme.
L'assemblée générale nomme une personne à la présidence de l'élection et une comme scrutateur.

Le scrutin est à main levée.

Sont déclarées élues, les personnes ayant obtenu le plus de votes.


18. Durée du mandat

La durée du mandat des membres du conseil d'administration est de deux (2) ans par rotation. Afin d'assurer la rotation, la moitié des administrateurs
élus à l'assemblée de fondation ont un mandat d'un (1) an et ceux-ci seront désignés par un tirage au sort.

19. Pouvoirs du conseil

Le conseil propose des orientations à l'assemblée générale et exécute les mandats que celle-ci lui confère. Il administre les affaires de l'organisme et voit à son bon fonctionnement, en son nom et dans les limites de la Loi et des règlements. Il peut, de plus, lorsqu'il le juge nécessaire, former des comités du conseil, lesquels comités doivent rendre compte au conseil des résultats de leurs travaux.

20. Quorum

Le quorum pour les réunions du conseil d'administration est de 3.

21. Rémunération

Les membres du conseil ne sont pas rémunérés pour l'exercice de leurs fonctions d'administrateurs. Cependant le Conseil d'Administration peut en décider autrement.


22. Conflits d'intérêts

Les administrateurs et les employés de l'organisme ne doivent pas occuper un poste ou avoir un autre emploi ayant des exigences incompatibles avec leurs fonctions ou qui pourrait nuire à leurs aptitudes de s'acquitter de leurs fonctions de façon objective.

De plus, un membre du conseil qui désire postuler à un poste rémunéré de l'organisme doit se retirer de toute activité liée au processus de sélection et s'abstenir de prendre part à toute décision. Il doit remettre sa démission par écrit au secrétariat de l'organisme, advenant son embauche.

Sous toute réserve, les administrateurs et les employés doivent s'engager par écrit à garder confidentiels les renseignements portés à leur connaissance du fait de leur participation aux travaux du conseil, ou à des comités mandatés par le conseil, et ils doivent s'abstenir d'en discuter avec quiconque à moins d'y avoir été autorisés par le conseil.

Les administrateurs et les employés de l'organisme ne doivent tirer avantage, ni se placer en situation de tirer avantage des renseignements à caractère confidentiel que l'organisme possède.

Obligation envers l'organisme

Tout administrateur et employé de l'organisme a l'obligation de dévoiler la nature de toute situation de conflit d'intérêts direct ou indirect, réel, potentiel ou apparent ou d'incompatibilité
de fonction et de respecter les procédures et décisions prises dans le cadre du présent règlement.

23. Réunions

Le conseil se réunira au moins quatre (4) fois par année.
Les membres du conseil doivent se réunir aussi souvent que nécessaire.
Le secrétaire de l'organisme voit à convoquer les réunions du conseil, selon le mode déterminé par les membres du conseil avant la tenue des réunions.

24. Vacances

S'il survient une vacance au conseil, le conseil peut combler le poste pour le temps qu'il reste à courir au mandat.

25. Réunions publiques

Les réunions du conseil sont ouvertes aux membres de l'organisme.

26. Destitution

Un membre du conseil peut être démis de ses fonctions, pour cause, par un vote des 2/3 (deux tiers) des administrateurs alors en fonction lors d'une réunion dûment convoquée à cet effet.
Le membre du conseil dont la destitution est demandée doit avoir été convoqué à cette réunion.
De plus, si un administrateur est absent de trois réunions consécutives dûment convoquées, sauf motif raisonnable, il peut être destitué de son poste.

27. Perte du statut d'administrateur

Cesse de faire partie du conseil d'administration, tout membre qui :
ñoffre par écrit sa démission au conseil,
ñperd sa qualification de membre de la Ligue de défense des droits des chasseurs québécois.



28. Indemnisation

Les administrateurs seront remboursés à même les fonds de l'organisme de tous frais, charges et dépenses quelconques que ces administrateurs supportent au cours ou à l'occasion d'une action, poursuite ou procédure intentée contre eux, à l'égard ou en raison d'actes faits ou choses accomplies ou permises par eux ou elles dans l'exercice ou pour l'exécution de leurs fonctions, et de tous autres frais, charges et dépenses qu'ils supportent ou subissent au cours ou à l'occasion des affaires de la corporation ou relativement à ces affaires, excepté ceux qui résultent de leur propre négligence ou de leur omission volontaire.


Section 5 – Le comité exécutif

29. Composition

Le comité exécutif est formé des trois (3) dirigeants de l'organisme. La personne au poste de direction générale de l'organisme est invitée permanente, sans droit de vote.

30. Pouvoirs

Le comité exécutif exerce les pouvoirs qui lui sont conférés par le conseil d'administration. De plus, il fait rapport au conseil à chaque réunion et celui-ci peut renverser ou
modifier les décisions prises par le comité exécutif.

31. Quorum

Le quorum est fixé à deux (2) membres.


Section 6 – Les dirigeants

32. Élection

Les membres du conseil élisent parmi eux, lors de la première réunion du conseil d'administration après l'assemblée générale annuelle, les dirigeants de l'organisme.
Ils doivent s'assurer, dans la mesure du possible, d'une représentation équitable des diverses régions du territoire.

33. Postes de dirigeants

Les postes de dirigeants sont les suivants :
présidence
vice-présidence
secrétaire-trésorier

34. La présidence

La personne à la présidence représente l'organisme et en est le porte-parole.
Elle préside les réunions du conseil et du comité exécutif, s'occupe de l'administration générale des affaires de l'organisme et veille à ce que toutes les résolutions et
directives du conseil soient appliquées.
Elle peut déléguer une personne pour la présidence de l'assemblée des membres.


35. Le vice-président

La personne à la vice-présidence assume les tâches et exerce les pouvoirs de la présidence, en cas d'absence ou d'incapacité d'agir de celle-ci.
De plus, elle accomplit les tâches et fonctions qui lui sont attribuées par le conseil.

36. Le secrétariat

La personne à ce poste est responsable de :
de la convocation des réunions du conseil et de l'assemblée générale;
de la garde des archives, livres des minutes, procès-verbaux de l'organisme;
de la tenue à jour du registre des membres de l'organisme et des membres du conseil.

Elle signe tous les documents  et remplit les fonctions qui lui sont attribuées par le conseil.

37. La trésorerie

La personne à ce poste est responsable de la charge et de la garde des fonds et valeurs de l'organisme et dépose ces fonds et valeurs dans une institution
financière déterminée par le conseil;
La personne répond des opérations financières et des livres comptables de l'organisme et  fait rapport au conseil de la situation financière de l'organisme
et voit à ce que les états financiers, justes et complets, soient faits et disponibles régulièrement.


38. Rémunération

Aucun dirigeant de l'organisme n'est rémunéré pour l'exercice de ses fonctions de dirigeants à moins que le Conseil d'Administration en ait décidé autrement.

39. Durée du mandat

Le mandat du poste de Directeur général est d'une durée de deux (2) ans, renouvelable.

40. Destitution

Le conseil peut destituer, pour cause, un dirigeant de l'organisme, par résolution adoptée par les deux tiers (2/3) des administrateurs présents.
Une réunion du conseil doit être convoquée à cet effet. Une convocation par courrier recommandé sera envoyée à la personne concernée. Un successeur pourra
être élu à cette même réunion.

41. Démission

Un dirigeant peut démissionner en tout temps au moyen d'un avis écrit adressé à la présidence du conseil.

Section 7- La direction générale

42.1. Responsabilités générales
Sous la responsabilité du conseil d'administration, la direction générale est responsable de diriger et de planifier l'ensemble des activités de l'Association.

Elle contribue, avec les instances à la définition des orientations, à la conception des politiques de gestion des ressources humaines, financières, matérielles et informationnelles et s'assure de leur mise en œuvre.

42.2. Responsabilités spécifiques
Elle transmet ou fait transmettre sur demande légitime, les avis de convocation aux réunions de l'assemblée générale, du conseil d'administration, du comité    exécutif et des autres comités.

Elle tient ou fait tenir les registres de membres de la corporation.

Elle est responsable du suivi de la gestion financière.

42.3. Autres responsabilités
Elle exécute tout autre travail et remplit toute fonction que peuvent lui demander ou lui confier la présidence ou le comité exécutif.

Section 8 – Dispositions financières


43. Exercice financier

L'exercice financier commence le 1er janvier et se termine le 31 décembre de chaque année.



44. Affaires bancaires

Le conseil peut, au besoin, ouvrir ou fermer des comptes dans une institution financière pour les fins de l'organisme.


45. Signataires

Le conseil désigne au moins trois (3) dirigeants et la direction générale qui peuvent agir comme signataires des comptes de l'organisme, lesquels signataires sont toujours deux (2) pour agir.
Tous les chèques, billets, lettres de change et autres effets de commerce, contrats ou convention engageant l'organisme ou le favorisant doivent être signés par deux (2) personnes désignées par le conseil.

46. Pouvoir d'emprunt

Les administrateurs de l'organisme peuvent à l'occasion, lorsqu'ils le jugent opportun, faire des emprunts de deniers sur le crédit de l'organisme.

47. Vérification

Les états financiers seront vérifiés chaque année par la personne qui fera la vérification nommée à cette fin lors de l'assemblée générale annuelle. Les livres de l'organisme seront mis à jour le plus tôt possible à la fin de chaque exercice financier. Ces livres sont sujets à examen sur place, aux heures régulières de bureau, par tous les membres qui en font la demande au secrétaire de l'organisme.

48. Dissolution

Dans le cas de dissolution de l'organisme, tous les biens et avoirs de l'organisme, après paiement de toutes ses dettes et obligations, doivent être distribués aux membres de l'organismes.


Section 9 – Amendements aux règlements

49. Changement

Tout changement aux statuts et règlements de l'organisme doit être adopté par les membres du conseil d'administration. Ces modifications devront ensuite être ratifiées par un vote majoritaire des membres présents lors de l'assemblée générale annuelle dûment convoquée à cette fin. Toute modification aux règlements doit apparaître à l'avis de convocation de cette assemblée générale.

André Simard ACGGQ
le 22 avril 2012